A UGE (Unidad de Grandes Empresas y Colectivos Estratégicos) analisa a documentação de forma técnica e objetiva. Documentos incompletos, com apostilamento fora de ordem ou tradução por profissional não credenciado resultam em notificação de subsanação — ou, em casos mais graves, em indeferimento direto.
A lista abaixo cobre o cenário padrão para solicitação direta na Espanha via UGE. Processos via consulado espanhol no Brasil têm alguns documentos adicionais — indicados ao longo do guia.
Regra de ouro: apostilar o documento original antes de traduzir. A apostila deve recair sobre o documento, não sobre a tradução. Invertendo a ordem, o documento pode ser recusado pela UGE.
Checklist completo de documentos
📋 Documentos do solicitante — obrigatórios para todos os perfis
| Documento | Apostila | Tradução |
|---|---|---|
| Passaporte válido (+ 1 ano de validade) | ❌ | ❌ |
| Foto tipo passaporte (2 unidades) | ❌ | ❌ |
| Certidão de antecedentes criminais — PF | ✅ | ✅ |
| Formulário MI-T preenchido | ❌ | ❌ |
| Comprovante de pagamento taxa UGE | ❌ | ❌ |
| Diploma universitário OU declaração 3 anos exp. | ✅ | ✅ |
| Comprovante de renda (extratos 3 meses) | ❌ | ❌ |
| Seguro de saúde privado aprovado pela UGE | ❌ | ❌ |
💼 Documentos do vínculo profissional — variam por perfil (ver Seção 2)
| Documento | Apostila | Tradução |
|---|---|---|
| Contrato de trabalho + carta do empregador | ✅ | ✅ |
| Registro empresa na SS espanhola (ou Certif. A1) | ❌ | ❌ |
| Contratos de prestação de serviço | ✅ | ✅ |
| Extratos bancários 3–6 meses | ❌ | ❌ |
| Contrato social + pró-labore ou distribuição | ✅ | ✅ |
| Declaração IR último exercício (se disponível) | ❌ | ❌ |
Documentos por perfil profissional
A documentação do vínculo profissional é onde os perfis mais divergem. A UGE analisa cada perfil com critérios distintos — o que é suficiente para um CLT pode ser insuficiente para um freelancer, e vice-versa.
💼 CLT — Empregado de empresa no exterior
- Contrato de trabalho (apostilado + traduzido) — mostrando vínculo há no mínimo 3 meses
- Carta do empregador autorizando expressamente o teletrabalho da Espanha — sem essa autorização, o processo é notificado
- Holerites dos últimos 3 meses mostrando renda ≥ € 2.849/mês
- Comprovante de registro da empresa na Seguridade Social espanhola OU Certificado A1 do INSS brasileiro
O registro da empresa na SS espanhola é exigência que a maioria dos empregadores desconhece. A NômadeSpain conduz esse processo junto ao RH.
🖥️ Freelancer / PJ com clientes internacionais
- Contratos de prestação de serviço com clientes fora da Espanha (apostilados + traduzidos)
- Extratos bancários dos últimos 3 a 6 meses — demonstrando renda média ≥ € 2.849/mês
- Declaração de atividade profissional (se não houver contrato formal — formulário próprio)
- Declaração de IR do último exercício (reforça consistência da renda)
Freelancers com renda irregular precisam atenção: a UGE avalia a média dos meses, e meses muito abaixo do mínimo prejudicam a análise.
🏢 Sócio de empresa constituída fora da Espanha
- Contrato social da empresa (apostilado + traduzido) — deve ter mais de 1 ano de existência
- Comprovante de controle efetivo: participação societária ≥ 25% ou cargo de direção
- Declaração de pró-labore ou distribuição de lucros dos últimos 3 a 6 meses
- Declaração de imposto de sociedades do último exercício
- Relatório da Seguridade Social do país de origem com histórico de funcionários
Este é o perfil com documentação mais complexa. Qualquer inconsistência entre os documentos societários e os comprovantes de renda gera subsanação.
Documentos da empresa empregadora
Para trabalhadores CLT, a empresa é co-responsável pela documentação — e é aqui que a maioria dos atrasos acontece. Muitos empregadores no Brasil e no exterior desconhecem as exigências espanholas.
| O que a empresa precisa providenciar |
|---|
| Carta de autorização de teletrabalho da Espanha |
| Confirmação de tempo de vínculo (mín. 3 meses) |
| Confirmação de que a empresa existe há mais de 1 ano |
| Registro na Seguridade Social espanhola |
| OU: Certificado A1 do INSS brasileiro |
A carta do empregador não precisa ser apostilada nem traduzida se for emitida diretamente em espanhol. Se em português, precisa de tradução juramentada. Não precisa de apostila em nenhum caso.
Qualificação: diploma ou experiência profissional
A Ley 28/2022 exige comprovação de qualificação profissional para o visto de nômade digital. São aceitas duas formas — qualquer uma das duas é suficiente, não é necessário ter as duas.
Opção A — Diploma universitário
- Diploma original apostilado
- Tradução juramentada para espanhol
- O diploma pode ser de qualquer área — não precisa ser da mesma área de atuação atual
Se o diploma estiver com a instituição, solicite cópia autenticada + apostila.
Opção B — Experiência de 3 anos
- Declaração do empregador especificando cargo, período e atividades
- Comprovantes de vínculo: contratos, carteira de trabalho, extratos INSS
- A experiência deve ser na mesma área de atuação atual
A UGE analisa a coerência entre a experiência declarada e a atividade atual.
Apostilamento de Haia — o que precisa apostilar
O apostilamento é o processo de reconhecimento internacional de documentos brasileiros, previsto pela Convenção de Haia de 1961. Custa R$ 142,20 por documento em cartório de notas (tabela 2026) e é obrigatório para documentos emitidos no Brasil apresentados a autoridades estrangeiras.
| Documento | Apostila? |
|---|---|
| Certidão de antecedentes criminais (PF) | ✅ Sim |
| Diploma universitário | ✅ Sim |
| Contrato de trabalho (emitido no Brasil) | ✅ Sim |
| Certidão de casamento / nascimento | ✅ Sim |
| Passaporte brasileiro | ❌ Não |
| Carta do empregador estrangeiro | ❌ Não |
| Extrato bancário | ❌ Não |
| Formulário MI-T | ❌ Não |
Ordem obrigatória: apostilar o documento original antes de traduzir. A apostila recai sobre o documento, não sobre a tradução. Invertendo a ordem, o documento perde validade jurídica para a UGE.
Tradução juramentada — o que precisa traduzir
Documentos em português precisam de tradução juramentada para espanhol. O custo varia entre R$ 200 e R$ 500 por documento dependendo do tamanho e do tradutor. A UGE aceita apenas tradutores credenciados — não basta qualquer tradução.
- Certidão de antecedentes criminais (após apostilamento)
- Diploma universitário ou declaração de experiência (após apostilamento)
- Contrato de trabalho emitido em português (após apostilamento)
- Certidão de casamento e de nascimento dos filhos (após apostilamento)
- Carta do empregador emitida em português (sem necessidade de apostila, mas com tradução)
Tradutores juramentados registrados na JUCESP (Brasil) não são automaticamente aceitos na Espanha. Utilize tradutores especializados em documentação para processos espanhóis ou que constem na lista do MAEC (Ministerio de Asuntos Exteriores espanhol).
Documentos para dependentes (cônjuge e filhos)
Incluir dependentes no processo exige documentação adicional por pessoa. Todos os documentos de dependentes também precisam de apostilamento e tradução quando aplicável.
| Documento | Cônjuge | Filhos |
|---|---|---|
| Passaporte válido | ✅ | ✅ |
| Certidão de casamento | ✅ | — |
| Certidão de nascimento | — | ✅ |
| Antecedentes criminais (maiores de 18) | ✅ | Se +18 |
| Foto tipo passaporte | ✅ | ✅ |
| Comprovante dependência econômica (filhos maiores) | — | Se +18 |
Cada dependente exige renda mínima adicional do titular: +€ 1.068/mês para cônjuge e +€ 356/mês por filho. Veja em como levar família com o visto nômade digital.
Validade e ordem de preparação
A preparação dos documentos exige planejamento de tempo — especialmente pela validade limitada da certidão de antecedentes criminais. Organize a sequência de preparação de trás para frente, a partir da data estimada de protocolo.
| Etapa | Prazo médio |
|---|---|
| Reunir todos os documentos originais | 3–7 dias |
| Emitir certidão de antecedentes (PF) | 1–3 dias |
| Apostilamento de Haia (cartório) | 3–10 dias |
| Tradução juramentada | 5–10 dias |
| Carta e documentos da empresa | 5–15 dias |
| Registro empresa na SS espanhola | 5–15 dias |
| Contratação do seguro de saúde | 1–3 dias |
| Revisão final e protocolo na UGE | 1 dia |
Tempo total estimado: 20 a 45 dias de preparação antes do protocolo. O maior variável é a agilidade do empregador na emissão da carta e no registro da empresa.
O que mais causa subsanação na documentação
A notificação de subsanação é o pedido da UGE para complementação documental. Interrompe o prazo de 20 dias e pode atrasar o processo em semanas. Os 5 pontos que mais a causam:
- Seguro de saúde inadequado: Seguro viagem, plano com carência ou coparticipação, ou seguradora não autorizada pela Dirección General de Seguros espanhola.
- Carta do empregador sem autorização de teletrabalho: A carta precisa mencionar explicitamente que o empregador autoriza o trabalho remoto da Espanha. Cartas genéricas de vínculo não atendem.
- Apostila invertida: Tradução feita antes do apostilamento. O apostilamento precisa recair sobre o documento original — não sobre a tradução.
- Empresa não registrada na SS espanhola: Para CLT, o comprovante de registro da empresa na Seguridade Social espanhola (ou o Certificado A1) é obrigatório. Muitos esquecem esse item.
- Certidão de antecedentes vencida: A PF emite a certidão com validade de 3 meses. Protocolos após o vencimento causam notificação — planeje a emissão próximo à data de protocolo.
Veja também: 5 erros mais comuns no visto nômade digital.
Perguntas frequentes sobre documentos
Quantos documentos preciso apostilar para o visto de nômade digital?
Em média, 3 a 5 documentos precisam de apostilamento: certidão de antecedentes criminais, diploma universitário (ou declaração de experiência), certidão de casamento (se aplicável) e certidão de nascimento dos filhos (se aplicável). O passaporte não precisa de apostila. O custo é R$ 142,20 por documento em cartório de notas (tabela 2026).
Qual é a validade dos documentos para o visto nômade digital espanha?
A certidão de antecedentes criminais tem validade de 3 meses a partir da emissão. Os demais documentos (diploma, certidão de casamento, certidão de nascimento) não têm validade definida, mas recomenda-se que estejam com apostila recente. O passaporte deve ter validade mínima de 1 ano além do período de autorização solicitado.
A empresa estrangeira precisa providenciar algum documento?
Sim. A empresa precisa emitir uma carta confirmando o vínculo empregatício, o tempo de contrato (mínimo 3 meses), a natureza do trabalho remoto e a autorização expressa para que o colaborador exerça a atividade à distância da Espanha. Para CLT, também é necessário o registro da empresa na Seguridade Social espanhola — processo que a NômadeSpain conduz junto ao empregador.
Freelancer sem contrato formal pode solicitar o visto?
Sim. Freelancers apresentam contratos de prestação de serviço com clientes internacionais em vez de contrato de trabalho. A documentação inclui os contratos, extratos bancários dos últimos 3 a 6 meses mostrando renda consistente e, se disponível, declaração de imposto de renda do último exercício. A UGE analisa a consistência e regularidade da renda.
Qual a diferença entre tradução juramentada e tradução simples?
A tradução juramentada é realizada por tradutor credenciado e tem valor jurídico oficial — é a única aceita pela UGE. A tradução simples (por qualquer tradutor) não é aceita. Verifique se o tradutor consta na lista do Ministerio de Asuntos Exteriores español (MAEC) ou use tradutores especializados em documentação para processos espanhóis.
Preciso do diploma original ou cópia serve?
O apostilamento recai sobre o documento original ou sobre cópia autenticada em cartório. A UGE aceita a cópia autenticada + apostilada + traduzida. Se o diploma original estiver em poder da instituição de ensino, solicite uma via adicional autenticada antes de apostilar.
Posso comprovar qualificação com experiência profissional em vez de diploma?
Sim. A Ley 28/2022 aceita duas formas de qualificação: diploma universitário OU experiência profissional comprovada de pelo menos 3 anos na mesma área de atuação. A comprovação é feita por declaração do empregador, contratos, recibos ou qualquer documento que demonstre o vínculo e o tempo. Não é necessário ter as duas formas.
O que acontece se enviar um documento incorreto ou faltando?
A UGE pode emitir uma notificação de subsanação — pedido de complementação documental com prazo de 10 dias hábeis para resposta. Esse prazo suspende a contagem dos 20 dias úteis de decisão. Se a subsanação não for respondida no prazo, o processo pode ser arquivado. Por isso a revisão documental antes do protocolo é fundamental.